Um ambiente de trabalho organizado oferece diversos benefícios para a rotina de uma empresa, por isso, todo empreendedor deve ficar atento à necessidade de organizar os documentos da empresa e deixar essa área sempre em dia e de acordo com as normas e legislações exigidas.

Mesmo sabendo dessa importância, no entanto, é comum que muitas empresas encontrem dificuldades em executar essa tarefa de maneira correta, o que pode trazer uma série de problemas.

Neste artigo, vamos falar sobre o tema e mostrar os benefícios de se manter os documentos organizados e de acordo com o que a legislação exige. Continue a leitura, acompanhe e informe-se!

organizar os documentos da empresa

A importância de organizar os documentos da empresa para uma gestão eficiente

Estabelecer uma técnica para a documentação estar sempre organizada é uma forma eficaz de manter o controle de todos os departamentos, por meio de um centro de informações ativo e bem estruturado. Com  um sistema de arquivamento correto é possível estabelecer um fluxo de documentos dinâmico e fluído.

Por outro lado, quando a documentação não está devidamente organizada, a empresa pode ter sérios prejuízos, principalmente em produtividade, uma vez que o tempo necessário para encontrar arquivos será muito maior. Se a necessidade for devido a uma auditoria ou certificação, por exemplo, essa demora ou mesmo o fato de não encontrar o documento pode custar ainda mais caro.

5 dicas práticas de organização de documentos

1. Crie pastas segmentadas

Uma técnica eficiente é criar pastas segmentadas para cada departamento da empresa e ir organizando os documentos dentro de cada uma delas. O ideal é criar pastas para todas as áreas, mesmo que no começo elas fiquem vazias, pois com o tempo elas poderão ser preenchidas.

2. Escolha um local adequado

O ideal é agrupar os documentos em um local próprio e adequado, facilitando, assim, a localização rápida de arquivos quando houver necessidade.

3. Crie códigos de identificação

Criar sistemas de códigos para a identificação de cada documento agiliza e facilita a identificação de cada item. O critério escolhido pode ser o que melhor se adaptar às necessidades da sua empresa. O importante, no entanto, é que seja criado um padrão e que este seja seguido por todas as pessoas envolvidas.

4. Identifique o prazo para descarte

Nem todos os documentos precisam ser guardados por longos períodos de tempo. Existem casos em que podem acontecer mudanças, como, por exemplo, nas diretrizes internas da empresa.

Estabeleça prazos de descarte e deixe essa data de validade anotada em local visível, assim, na hora da “limpeza”, o responsável não perderá tempo pensando se aquele arquivo pode ou não ser jogado fora.

5. Use a tecnologia como uma grande aliada

O uso da tecnologia por meio de softwares de gestão e armazenamento em nuvem tem sido cada vez mais adotado pelas empresas na gestão de documentos. Entre as principais vantagens apresentadas está a facilidade de uso e o acesso das informações de qualquer lugar via computador, tablets, smartphones, etc.

Neste artigo falamos sobre a importância de se organizar os documentos da empresa para quem deseja implementar uma gestão eficiente e otimizar processos e recursos disponíveis. Com atenção e estratégia é possível alcançar ótimos resultados.

Gostou de aprender sobre este assunto? Siga o nosso Facebook e fique por dentro de todas as nossas novidades.