Armazenar documentos digitalizados: conheça as vantagens de adotar esta prática na sua empresa

Armazenar documentos digitalizados traz vantagens que vão muito além de não precisar lidar com aquela assustadora pilha de papéis.

Quem nunca passou pela situação de precisar de um documento específico e procurar por horas em inúmeras pastas e arquivos? Ou então querer utilizar o móvel que armazena os “papéis importantes” para outra finalidade, mas simplesmente não poder se desfazer daqueles registros?

Essas são situações comuns para quem ainda não se abriu para a digitalização de documentos. Registrar os documentos importantes no meio digital traz vantagens não só na dinâmica da empresa, mas também na vida pessoal. Confira as principais delas!

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Vantagens de armazenar documentos digitalizados

Agilidade

Chega de gastar horas procurando por documentos naquele armário lotado de papéis! Imagina que incrível seria se pudéssemos ter um atalho de “Procurar” na vida real para acharmos com facilidade exatamente o que procuramos?

Com os documentos digitalizados, isso é possível. Basta ordená-los de maneira organizada e com os nomes corretos que a vida fica bem mais fácil. Assim, seu precioso tempo é gasto em atividades que realmente importam. Neste momento, não podemos nos esquecer da máxima: tempo é dinheiro.

Redução de custos

Impressões, fotocópias, remessas de cartas… Tudo isso gera custos que, embora não sejam exorbitantes, são completamente desnecessários e evitáveis.

Somando os gastos mensais e anuais com este tipo de despesa, dá para direcionar o dinheiro para projetos bem mais importantes, sejam pessoais ou da empresa.

Sustentabilidade

Sabia que cada brasileiro gasta o equivalente a meio eucalipto por ano em consumo de papéis? Nós podemos – e devemos! – fazer mais pelo nosso planeta.

É claro que é preciso muito mais que economizar papel para realmente fazer a diferença. Porém, a digitalização de documentos é um ótimo primeiro passo para uma postura mais eco-friendly.

Mais espaço

Vivemos uma constante inflação monetária, que afeta expressivamente o setor imobiliário. Ou seja, muitos precisam se adaptar a imóveis cada vez menores para não quebrar financeiramente, e isso vale para o espaço da sua loja de veículos também.

Por isso, é importante utilizarmos o espaço de maneira inteligente para que tudo fique organizado.

Com os documentos digitalizados, as gavetas, prateleiras e armários ficam livres para guardar itens que realmente necessitam de armazenamento físico. O nome disso é otimização do espaço.

Acessibilidade

Digitalizar os documentos e armazená-los na memória do computador já traz todas as vantagens mencionadas neste post. Porém, um passo além pode ser dado e a documentação pode ser mantida em uma nuvem.

Dessa forma, um novo universo de vantagens é conquistado. Com os arquivos na nuvem, várias pessoas (autorizadas, é claro) podem ter acesso aos arquivos de qualquer lugar do mundo, através de qualquer dispositivo. Incrível, não?

Está esperando o que para ter todas essas vantagens na vida pessoal e profissional? Comece a mudar as atitudes na sua revenda de veículos.

Armazene seus documentos digitalizados e tenha uma rotina mais leve e organizada!

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